코로나가 끝나고 일부 재택을 허용하던 회사들도 다시 전원 출근으로 전환하면서 회의실이 부족해지는 경험을 합니다. 기존에는 회의실 예약 시스템 없이 회의실 사용이 가능했던 회사도 빠르게 성장하면서 구성원이 늘어나면 회의실 예약 시스템 없이 회의실을 이용하는 데 한계를 느낍니다.
이처럼 한정된 회의실의 운영을 최적화해야 하는 상황이거나 직원들의 회의실 이용 경험 개선을 위해 회의실 예약 관리 서비스 도입을 고민하게 됩니다. 이러한 상황에서 왜 마일 Meeting 도입이 필요한지 알아보겠습니다.
👉 회의실 예약 관리 시스템 Mile Meeting 도입이 필요한 이유
1. 회의실 이용 편의성 제공
(1) 회의실 이용 절차 간소화
Mile Meeting은 회의실에 배치된 태블릿을 통하여 회의실 예약 현황을 조회하고, 바로 예약을 통하여 몇번의 터치만으로 회의실을 쉽게 예약할 수 있습니다.
회의를 진행하다 보면 회의가 예상 시간보다 길어지는 경우가 빈번히 발생합니다. 이 때 태블릿을 통하여 쉽게 회의시간을 연장할 수 있습니다.
하지만, 다음 팀이 회의실 예약을 해둔 경우는 급하게 회의를 마무리하거나 다른 곳에 옮겨서 회의를 이어 나가야 합니다. Mile Meeting은 회의실 예약 연장 요청을 다음 회의 참석자들에게 보낼 수 있어 해당 회의실을 계속해서 사용할 수 있도록 합니다. 연장 요청이 거절된 경우, 회의실 예약 현황을 조회하고 빈 회의실을 빠르게 파악할 수 있도록 해주어 옮겨갈 회의실을 쉽게 인지하고 바로 예약까지 할 수 있습니다.
(2) 회의실 이용 문화 조성
각자 업무가 바쁘다 보니 회의 일정을 깜빡하기도 합니다. 회의실을 예약한 시간에 회의가 잘 이뤄질 수 있도록 Mile Meeting은 회의 당일날 오전과 회의 시작 전에 알림을 보낼 수 있습니다.
또한, 회의에 집중하다보면 시간이 얼마나 흘렀는지, 회의실 예약 시간이 지났는지 인식하지 못하는 경우도 있습니다. Mile Meeting은 타이머를 통해 회의 시간이 얼마나 남았는지 인지할 수 있도록 돕고, 다음 회의가 원활하게 진행될 수 있도록 회의 종료 전에 알림을 보내어 미리 나갈 준비를 하게 합니다.
2. 회의실 운영 효율화
(1) 회의실 자동 체크인, 체크 아웃
회의실이 부족한 경험은 대부분 경험해 보셨을 겁니다. 이때 회의실을 충분히 잘 활용하고 있음에도 회의실이 부족한 건지 돌아볼 필요가 있습니다. 회의실을 미리 예약해두고 회의 일정이 변경 됐음에도 회의실 예약 취소를 하지 않는 경우(이하, 회의실 노쇼) 빈 회의실이 있음에도 회의실이 부족하다고 느낍니다. Mile Meeting은 이러한 문제를 해결하기 위하여 음성 데시벨을 통한 회의실 자동 체크인, 체크아웃 기능이 있습니다.(측정된 음성은 저장되지 않습니다.) 회의가 시작되어야 할 회의실에서 회의실을 사용하지 않을 경우 자동으로 회의 예약을 취소하여 다른 사람들이 그 회의실을 이용할 수 있도록 합니다.
마찬가지로, 회의실 예약을 실제 회의시간보다 길게 예약하여 회의가 회의실 예약 시간보다 일찍 끝난 경우 잔여 예약을 취소하여 회의실을 이용할 수 있게 합니다. 이 때 직원들은 비어있는 회의실을 “바로 예약” 기능을 통해 쉽게 예약하여 이용할 수 있습니다.
(2) 노쇼 예약 관리
회의실이 부족한 기업의 회의실 이용 현황 데이터를 관찰해보면 전체 예약 중 20% 가량에서 회의실 노쇼가 발생한다는 사실을 발견할 수 있습니다.
특히나, 노쇼인 예약 중에 약 50%가량은 반복예약에서 발생하는데요. 따라서, 일정 회수 이상 노쇼가 발생하는 예약은 예약을 취소하는 적극적인 조치가 필요합니다. 이에 Mile Meeting은 관리자가 반복적으로 노쇼가 발생하는 예약을 확인하고, 예약자에게 취소요청을 보낼 수 있도록 하여 노쇼 예약 관리를 돕습니다.
(3) 회의실 현황 대시보드
관리자는 회의실과 관련된 의사결정을 내리기 위하여 임직원들의 회의실 이용 현황을 파악하고 싶어 합니다. 가장 많이 이용하는 회의실은 어디인지, 회의실 노쇼는 어떤 팀에서 가장 많이 발생하는지, 어느 팀 간의 회의가 많은지를 파악한다면 회의실 운영 정책 설정 및 경영진 설득이 용이하기 때문입니다. Mile Meeting은 아래와 같은 회의실 이용 현황을 파악할 수 있는 대시보드를 제공해 주어 필요한 데이터를 빠르게 확인할 수 있습니다.
(4) 회의실 민원 관리
회의실에는 HDMI, 보드마카 등 관리해야 할 물건이 많습니다. 어느 회의실에 어떤 비품이 부족한지 매번 체크하기에 번거롭고, 비품에 문제가 있는 회의실이 있을 경우 민원이 발생합니다. 특히 회의실의 수가 증가할수록 이러한 문제는 커집니다. Mile Meeting은 회의실 민원을 태블릿을 통해 바로 신청할 수 있고 해당 민원에 대한 알림을 담당자에게 보내주어 빠르게 처리할 수 있도록 돕습니다.
👉 회의실 예약 관리 시스템 Mile Meeting 도입이 간편한 이유
1. 간편한 도입 프로세스
회의실 예약관리 시스템을 도입할 때 구축형으로 도입한다면 주로 이사할 때만 공사가 가능하고 비용도 수천에서 수억 원까지 들게 됩니다. 하지만 마일 Meeting의 경우 쉽게 탈부착할 수 있는 거치형태로 되어있어 쉽게 설치할 수 있고, 태블릿에 문제가 있을 경우 간단하게 교체할 수 있습니다. 뿐만 아니라 제품을 철거해야 하는 상황이 되더라도 태블릿과 거치대만 반환하면 되기에 철거도 간편합니다.
2. 온보딩의 간편함
관리자분들은 모든 직원이 사용해야 하는 서비스를 도입할 때, 해당 서비스를 모든 직원이 잘 쓸 수 있도록 온보딩해야 한다는 점도 걱정하게 됩니다. 직원들에게 사용 설명서를 작성하여 배부하는 것도 하나의 업무이기 때문이죠. 하지만 마일에서는 온보딩 카드뉴스를 고객사의 회의실 운영 정책에 따라 커스텀하여 제공해 드리므로 이러한 걱정을 덜 수 있습니다.
3. 하드웨어 관리
관리자 입장에서는 회의실 예약 시스템이 도입될 경우 서비스 이용에 필요한 하드웨어 관리까지 고려해야 하므로 관리해야 할 대상이 늘어날 것을 우려합니다. 이를 최소화하기 위하여 저희 팀은 많은 고민을 하였습니다.
여러 태블릿의 상태를 개별적으로 체크해야하는 것을 방지하기 위하여 태블릿 상태를 하나의 페이지에서 조회하여 관리할 수 있도록 하였습니다. 둘째로, Mile Meeting은 구독료에 하드웨어 관리까지 포함하는 가격 정책을 선택할 수 있어 태블릿 상태 이상으로 관리해야할 것이 늘어날 우려를 해결할 수 있습니다.
회의실이 부족하다는 민원을 자주 접하시나요? 회의실 노쇼로 낭비되는 공간이 있어 고민하시나요? 오피스의 디지털 트랜스포메이션(DT)를 고민하고 계신가요?
Mile Meeting은 이러한 어려움을 해결해 드리며 도입 절차의 복잡함까지 최소화합니다. 마일 Meeting 도입에 대하여 궁금한 점이 더 있다면 도입 문의를 통하여 더 상세한 정보를 제공해 드리겠습니다.
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