🙋 총무 업무 자동화, 왜 필요한가?
총무 부서는 회사 운영의 기반을 책임지는 팀입니다. 하지만 많은 총무 담당자들이 여전히 단순 반복적인 수작업에 시간을 쏟고 있고, 이로 인해 전략적인 업무에 집중하지 못하는 경우가 많습니다. 이 글에서는 총무 업무 자동화가 왜 필요한지, 어떤 문제를 해결할 수 있는지 짚어봅니다.
👉 총무 부서가 직면한 3가지 문제 상황
1) 반복 업무 과부하
매월 반복되는 사무용품 발주, 정기적인 시설 점검 보고서, 근태 관리와 경비 정산 등. 이 모든 작업은 단순하지만 담당자의 시간을 과도하게 소모합니다.
2) 수작업에서 오는 실수 위험
데이터 입력, 재고 관리, 비용 정산 등 수작업이 많다 보면 실수가 발생하곤 합니다. 한 번의 입력 오류가 전체 프로세스에 영향을 주는 경우도 종종 생깁니다.
3) 비효율적인 리소스 분배
단순 반복 업무에 너무 많은 리소스를 쓰다 보면, 직원 경험 개선이나 사무 환경 혁신 같은 고부가가치 업무에 충분한 시간을 쓰지 못하게 됩니다.
👉 자동화가 가져오는 3가지 핵심 가지
1) 시간 절약과 생산성 향상
반복 업무를 자동화하면 최대 80%까지 반복업무에 쓰는 시간을 줄일 수 있습니다. 이 시간은 전략적 업무에 재투자할 수 있는 자원이 됩니다.
2) 정확도 개선
자동화된 시스템은 생산성 향상 뿐 아니라 실수를 줄이고, 더 정밀한 결과물을 만들어냅니다.
3) 데이터 기반 의사결정
업무 데이터를 자동으로 수집하고 정리하면서, 누적된 데이터를 기반으로 한 인사이트 확보도 가능해집니다. 예를 들어, 비품 사용 패턴이나 부족 주기를 분석해 미리 구매 시기를 예측할 수 있습니다.
📚총무 업무 자동화 단계별 실행 가이드
최근 SaaS 뿐 아니라, AI를 활용한 자동화까지 유행처럼 번지면서 여러 업무에 자동화를 시도하는 분들이 계십니다. 하지만, 모든 업무를 다 자동화 하는 것은 오히려 자동화 하는 과정에서 더 많은 시간을 쏟고, 그에 결과물에 만족하지 못하는 경우가 많습니다. 따라서, 아래 단계에 맞춰 똑똑하게 자동화를 시도해볼 수 있습니다.
1단계: 자동화할 업무 선정
우선 자동화 가능한 업무를 리스트업하고, 반복성, 소요 시간, 구현 난이도, 자동화 효과(ROI)를 기준으로 자동화 할 업무를 선정하세요. 아래와 같은 예를 들어볼 수 있습니다.
- 사무용품 발주: 반복성 ★★★★★ / 소요 시간 ★★★★ / 구현 난이도 ★★ → 우선순위 높음
- 경비 처리 : 반복성 ★★★★★ / 소요 시간 ★★★ / 구현 난이도 ★★ → 우선순위 중간
- 명함 제작 요청: 반복성 ★★★ / 소요 시간 ★★ / 구현 난이도 ★★★ → 우선순위 낮음
2단계: 현재 업무 프로세스 쪼개기
자동화에서 가장 중요한 것은 자동화에 대한 기획입니다. 먼저 지금의 각 업무 과정을 정확히 알아야 합니다. 업무 프로세스를 작은 과정 하나하나로 쪼개어 볼 수 있어야 합니다. 1) 시작부터 끝까지 단계별 흐름(프로세스 맵)을 생각하여 2) 각 단계별 소요 시간을 파악하여야 합니다. 3) 각 단계에 필요한 참여자(담당자, 승인자)를 고려하여 시각화 해야하며 4) 오류가 자주 발생하거나 비효율 적인 지점을 고려해야 합니다.
실전 예시 : 사무 용품 발주 업무
재고 확인 (30분) → 필요 목록 작성 (1시간) → 부서 요청 취합 (1시간) → 견적 요청 (30분) → 승인 요청 (30분) → 발주 실행 (30분)
이렇게 업무 프로세스를 쪼갤 수 있어요!
3단계: 적합한 자동화 도구 선택
업무 성격에 따라 필요한 도구가 달라집니다. 총무 업무에서 자주 쓰이는 자동화 도구를 소개해드립니다.
업무에 활용할 수 있는 자동화 도구
- RPA (반복 규칙 업무 자동화): UiPath, Naver Works RPA (워크모아)
- 워크플로우 관리 툴: Kissflow, Monday.com
- API 연동 자동화: Zapier, Make (구 Integromat)
- 챗봇 및 AI 어시스턴트: Dialogflow
저의 경우는 Zapier를 다양한 툴들과 연동하여 가장 많이씁니다. 웬만큼 코딩을 할 줄 알아야 자동화 가능한 영역도, Zapier를 잘 활용한다면 쉽게 자동화 할 수 있습니다.
4단계: 자동화 프로세스 구현 및 테스트
위 툴들을 사용하여 자동화 프로세스를 만들었다면, 잘 작동하는지 몇번의 테스트를 해본 후에 업무에 사용하는 것이 바람직합니다. 특히나, 구매, 경비, 휴가 처리 등은 누락되었을 때 다른 직원들에게 피해가 갈 수 있으므로 초기엔 예외 없이 잘 작동하는지 체크할 필요가 있습니다.
5단계: 자동화 후 성과 측정
실제로 자동화 후에 시간은 잘 충분히 절약하였는지, 오류는 감소하였는지를 검수하여 비슷한 영역의 자동화에 활용할 수 있도록 합니다. 특히 위의 자동화 도구 중 익숙해진 도구가 있다면, 비슷한 업무로의 자동화 확장은 첫 시도보다 훨씬 빠르게 성공할 수 있습니다.
🗯️ 총무 업무 자동화 실제 사례
간단한 실제 자동화 사례를 참고하시면, 어떻게 자동화 하면 될지 구체화하실 수 있습니다. 실제로 총무팀에서 자주 겪는 업무에 자동화를 적용한 사례를 소개합니다.
자동화 가능 사례 1: 사무용품 발주 자동화
업무 프로세스 : 재고 확인 → 목록 작성 → 요청 취합 → 수기 발주
활용 가능한 자동화 도구 : Google Form, Google Sheets, Zapier, Notion
자동화 방법 :
- 재고 확인은 Google Sheets로 관리하며, 수량이 일정 기준 이하로 떨어지면 알림이 자동 전송되도록 설정
- 각 부서의 신청은 Google Form으로 접수 받아 자동으로 Google Sheets에 정리
- Zapier를 이용해 신청 내용이 정리되면 Slack으로 자동 알림 전송
- 최종 승인과 발주는 Notion의 승인 워크플로우를 통해 처리
자동화 가능 사례 2: 경비 처리 자동화
업무 프로세스: 영수증 수집 → 수기 입력 → 승인 → 회계 전달
활용 가능한 자동화 도구 : Expensify, Google Sheets, Zapier, Notion
자동화 방법 :
- 모바일 앱으로 영수증을 스캔하면 OCR로 자동 데이터 인식
- Zapier를 통해 해당 정보가 Google Sheets로 정리됨
- Google Sheets의 항목이 업데이트되면 자동으로 Notion에 기록되고, Slack으로 담당자에게 알림
- 승인 과정은 Notion의 승인 템플릿을 통해 간소화
🤖 총무 업무 자동화, AI 활용 성공 전략
처음 업무 자동화를 시도할 때는 어디서부터 시작해야 할지 막막할 수 있습니다. 하지만 이제 우리는 AI의 도움을 받을 수 있는 시대에 살고 있습니다. 자동화하고 싶은 업무와 그 업무의 단계별 작업을 ChatGPT와 같은 생성형 AI에 입력한 뒤,“이 업무를 자동화하려면 어떤 도구가 필요하고, 어떻게 설정하면 되나요?” 라고 물어보면, 다양한 자동화 도구와 설정 방법을 쉽게 확인할 수 있습니다.
링크드인 등에서 업무 자동화를 통해 생산성을 높인 사례를 보며 “나도 해보고 싶은데... 어렵지 않을까?” 하고 망설이셨다면, 지금이 바로 실행할 타이밍입니다. 이제 실행력의 중요한 시대입니다. 생성형 AI는 상황에 맞는 도구를 추천하고, 설정 방법까지 안내해주기 때문에, 누구나 손쉽게 업무 자동화를 실현할 수 있습니다.
총무 업무 자동화는 단순히 편의만을 위한 것이 아닙니다. 반복 업무에서 벗어나 더 중요한 일에 집중하게 해주는 실질적인 변화의 출발점입니다. 불필요한 소모를 줄이고, 임직원이 몰입할 수 있는 환경을 만드는 본질적인 업무에 집중할 때, 총무팀은 회사 운영의 핵심으로 자리잡을 수 있습니다. 마일 팀은 그런 총무 팀이 될 수 있도록 돕겠습니다.
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