총무의 비밀병기, IoT로 사무실이 바뀐다
원티드랩 피플성장팀 이찬영님이 알려주는 "공간 데이터로 의사결정 하는 방법". iot 기기라는 총무의 비밀 병기를 어떻게 활용하는지 확인해볼까요?
May 27, 2025
원티드 이찬영님 소개
총무 경력 10년 차, 원티드랩 피플팀에서 총무 업무를 맡고 있는 이찬영 님. 특히나, 사무공간 운영과 자산 관리를 통해 구성원들이 더 편안하게 일할 수 있는 환경을 만드는 일에 다양한 경험이 있습니다.
🧔 : “담당자는 나 혼자인데… 이 넓은 사무실, 관리는 어떻게 하지?” 😭 : “큰 예산을 들여 편의시설을 마련했는데, 구성원들이 잘 사용하고 있을까?” 👩🦰 : “신규로 도입한 시설이 얼마나 잘 활용되고 있는지, 수치로 확인할 수 있는 방법은 없을까?”
총무 담당자라면, 연차에 상관없이 누구나 한 번쯤 이런 고민을 해보셨을 겁니다.
특히 최근에는 1인 총무 체제로 운영되는 스타트업이나 새롭게 사무실을 이전한 조직이 많아지면서, 총무 담당자의 부담은 더욱 커지고 있습니다.
다양한 업무를 동시에 처리해야 하는 상황에서 효율적이고 전략적인 공간 운영은 결코 쉬운 일이 아닙니다.
그렇다면, 이 모든 문제를 한 번에 해결할 수 있는 방법이 있다면 어떨까요?
분명히 관심이 생기실 텐데요. 이해를 돕기 위해 실제 사례를 하나 소개해 드리겠습니다.
🦻A사의 플레이웍스 도입 사례
A회사는 최근 퍼시스의 ‘플레이웍스’라는 가구 2대를 시범 도입했습니다.
기능과 품질이 우수하고 타사의 레퍼런스도 좋아 기대가 컸는데, 실제로 구성원들의 반응도 매우 긍정적이었습니다.
그래서 추가 구매를 고려하게 되었죠.
그런데 품의서를 작성하려고 보니, 추가 구매 사유를 명확하게 쓰기 어려웠습니다.
“구성원들이 좋아함”이라는 주관적인 이유만으로는 설득력이 떨어지기 때문입니다.
이럴 때 정량적인 사용 데이터를 확보할 수 있다면, 훨씬 설득력 있는 의사결정이 가능하지 않을까요?
여기서 등장하는 게 바로, IoT입니다
IoT(Internet of Things, 사물인터넷)는 특정 공간이나 기기의 사용량을 실시간으로 자동 측정해 데이터를 확보하고, 이를 바탕으로 분석할 수 있게 해줍니다.
최근 삼성전자와 LG전자 등 대기업들도 IoT 기술(삼성 스마트싱스 / LG 씽큐)을 활용해 고객이 가전을 스마트하게 사용할 수 있도록 서비스하고 있습니다.
IoT를 실제 사용하는 입장에서는?
다소 어려워 보일 수도 있지만, IoT를 실제 사용하는 입장에서 사용법은 꽤나 간단합니다.
핵심은 두 가지, IoT 센서와 전용 게이트웨이입니다.
IoT 센서가 수집한 정보는 ‘지그비(Zigbee)’라는 통신 방식을 통해 게이트웨이로 전송되고, 이후 웹 또는 앱을 통해 실시간 데이터로 변환됩니다.
이 과정에서 장비 등록 및 연동 절차가 필요하지만, 누구나 쉽게 따라 할 수 있는 수준입니다.
IoT 공간 데이터가 필요한 두 가지 이유
1. 비용 효율성
아무리 좋은 기능이 있다고 하더라도, 비용이 비싸다면 스타트업이나 소규모 회사에서는 도입이 어려울 수 있습니다. 그런데 IoT 센서나 기기들은 생각보다 비용이 저렴합니다.
위에서 언급한 센서와 게이트웨이는 총 15~20만 원 정도면 구매할 수 있어, 회사 예산 측면에서 크게 부담되지 않는 가격입니다.
2. Open API 지원
Open API란, 데이터를 표준화해 외부 소프트웨어 개발자나 사용자가 자유롭게 활용할 수 있도록 개방된 형태입니다. 일부 저가 IoT 센서도 사용해 보았는데, 비용은 훨씬 저렴했지만 Open API가 제공되지 않아 심도 있는 데이터 확보는 어려웠습니다.
여러분이 정밀한 데이터 분석을 원한다면, 반드시 Open API 제공 여부를 확인하는 것이 중요합니다.
🗃️ 실제 데이터 활용 사례: 구글 빅쿼리 + IoT
Open API 형식으로 받은 로우(raw) 데이터를 어떻게 활용할 수 있을까요?
예를 들어 센서가 수집한 데이터는 로그 형식으로 저장되며, 이를 구글 빅쿼리(BigQuery) 와 연동해 1차로 가공할 수 있습니다.
해당 프로젝트는 데이터팀의 도움을 받아 빅쿼리를 활용했지만, 꼭 빅쿼리가 아니더라도 IoT 센서의 로그 기록은 엑셀로도 추출할 수 있어, 누구나 목적에 맞게 데이터를 활용할 수 있습니다.
이렇게 수집된 데이터는 주제와 가정에 따라 다양한 형태의 인사이트로 발전시킬 수 있습니다.
원티드랩 사례: 폰부스 사용 분석 리포트
원티드랩에서는 IoT + BigQuery를 활용해 폰부스 6대를 분석한 리포트를 제작했습니다.
- 가장 많이 이용되는 부스는 어디인지
- 요일별 / 시간대별 사용량
- 평균 사용 시간
- 각 부스별 사용 특징
이러한 정보를 구성원들과 공유한 결과, 유용한 사용 팁도 제공할 수 있었습니다.
[실제 사용 데이터를 기반으로 한 사용 팁]
- 폰부스는 목·금요일 이용률이 낮으니, 꼭 써야 할 일 있다면 그날을 노려라
- 오전 이용률이 높으니, 여유롭게 쓰려면 오후를 추천
또한 정성적으로 유추했던 가설도 정량적으로 확인할 수 있었습니다.
예를 들어 폰부스 5번과 6번은 간이 형태라 이용률이 낮을 것이라 예상했는데, 실제 데이터도 이를 뒷받침했습니다.
그래서 두 부스를 다른 위치로 이동해본 결과,
- 5번 부스: 사용자 수 37% 증가
- 6번 부스: 사용자 수 34% 증가
이뿐만 아니라, 짧게 사용하던 이용자 수는 감소하고 15분 이상 장기 이용자는 증가하는 패턴도 나타났습니다.
더 쾌적한 위치로의 이동이 구성원의 체감 사용성에도 영향을 준 것으로 해석할 수 있습니다.
24시간 사무실 감시도 가능한 IoT
IoT의 장점은 공간 분석에만 국한되지 않습니다.
저는 사무실의 온도 관리, 미세먼지 측정, 화재 감지, 누수 감지 등에도 IoT를 활용하고 있습니다.
특히 서버실처럼 실시간 온도 관리가 필수인 공간은, 온도센서를 통해 설정 온도 이상일 경우 핸드폰으로 즉시 알람이 울리도록 설정해 두었습니다.
실제로 새벽 시간, 내부 싱크대 하수관 문제로 누수가 발생한 적이 있었는데, IoT 누수 감지기가 이를 감지해 즉시 담당자에게 알림을 보냈고, 빠르게 대응해 피해를 최소화할 수 있었습니다.
🙏 총무의 업무, 이제는 데이터로 말할 시간입니다
IoT를 통해 공간 및 시설물에 대한 구성원들의 사용 패턴과 데이터를 확보할 수 있었고, 이는 공간의 재배치나 기구 개선 등 구체적인 의사결정의 근거로 활용되었습니다. 정성적 추측이 아닌 정량적 데이터 기반의 의사결정이 가능해졌고, 그 결과
- 구성원의 시설 만족도와 사용성 향상
- 자산 보호 및 리스크 대응력 강화
라는 실질적인 성과도 이끌어낼 수 있었습니다. 이제 이렇게 말할 수 있습니다.
공간 운영은 이제 '감'이 아닌 '데이터'로!
IoT는 복잡하지도, 비싸지도 않습니다.
총무 담당자 혼자서도 충분히 도입 가능한 현실적인 솔루션입니다.
단순한 ‘관리’를 넘어, 전략적인 공간 운영과 스마트한 의사결정을 하고 싶다면 지금부터 IoT를 업무에 적극적으로 도입해 보세요. 총무가 바뀌면 공간이 바뀌고, 공간이 바뀌면 구성원의 경험과 회사 문화도 달라집니다.
1인 총무 시대, 이제는 데이터가 여러분의 가장 든든한 동료가 되어줄 것입니다.
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