회의실 예약 시스템 도입 전 고려요소와 솔루션 추천

회의실 예약 시스템 도입 시 고려할 요소와 국내 여러 회의실 예약 시스템을 추천해드립니다.

Jun 12, 2025

Contents

Q1. 회의실 예약 시스템 도입, 무엇을 고려해야할까?(1) 상황에 따른 예약 시스템 (2) 고려할 요소 Q2. 회의실 예약 시스템 제공 업체는 어디가 있을까?Q3. 마일의 회의실 예약 시스템(Mile Meeting)은 무엇이 다를까?👉 회의실 이용 편의성 개선 👉 공간 운영 효율화 및 최적화 Q4. 마일 미팅에 대해 자주 묻는 질문 (FAQ)Q1) 실제 제품의 효과를 체험해보고 싶어요. 파일럿 테스트가 가능할까요?Q2) 태블릿을 사용해야 하는데 초기에 고정비가 얼마나 들까요?Q3) 설치하는데 시간은 얼마나 걸리나요?Q4) 태블릿이 고장난 경우 어떻게 해야하나요?Q5) 마일 미팅을 사용하고 있는 고객사는 어디가 있나요?Q6) 회의실을 예약하는 시스템만 필요한데, 태블릿 사용이 필수일까요?

회의실 예약 시스템을 찾고 계신가요?

회의실 예약 시스템을 찾고 계신 분들께서 최적의 서비스를 찾을 수 있도록 1) 회의실 예약 시스템 도입 시 고려 요소와 2) 회의실 예약 시스템 업체를 소개해 드리고 3) 회의실 예약 시스템인 마일 미팅의 도입 시 자주 묻는 질문을 콘텐츠로 정리하였습니다.

Q1. 회의실 예약 시스템 도입, 무엇을 고려해야할까?

(1) 상황에 따른 예약 시스템

먼저 회의실 예약 시스템 도입을 검토하게 된 배경을 살펴봐야 합니다. 우리 회사에 특정한 문제나 필요성이 있기 때문에 새로운 솔루션을 도입하자는 결론에 다다랐을 텐데요. 그 배경이 되는 상황을 명확하게 파악할 필요가 있습니다. 크게 아래 3가지 경우에 회의실 예약 시스템을 도입하는 경우가 발생합니다.

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회사에서 회의실 예약 시스템을 도입하는 경우

오피스 이사 및 신규 오피스 구축

새로운 오피스로 이사를 가거나 신규 오피스를 구축할 때 기존 오피스에서 겪었던 불편함을 해소하기 위해 회의실 예약 시스템을 도입하려는 경우가 있습니다.

전사적으로 디지털 트랜스포메이션(Digital Transformation)

전사적으로 Digital Transformation을 진행하면서 스마트 오피스 형태의 회의실 예약 관리 시스템을 도입하는 경우가 있습니다.

회의실이 부족 문제 발생

인원이 늘어나고, 재택 근무에서 사무실로 복귀하면서 회의실이 부족하여 예약 시스템으로 효율적으로 관리하고자 하는 경우가 있습니다.
회의실 노쇼 등 구성원의 회의실 사용 행태적 문제를 시스템으로 해결하고자 할 때 회의실 예약 관리 시스템을 도입하는 경우가 있습니다.

(2) 고려할 요소

회의실 예약 시스템을 도입할 때는 크게 2가지 요소를 고려하여야 합니다. 바로 1) 도입 목적에 맞는 시스템인지 여부와 2) 사용성이 좋은 예약 시스템인지 여부입니다.

👉 도입 목적에 맞는 시스템인지 여부

위에서 언급했듯이, 회의실 예약 시스템을 도입하려는 경우는 크게 위의 3가지 경우가 있습니다. 각각의 경우의 목적에 맞는 예약 시스템을 도입해야합니다.

예를 들어, 신규 오피스로 이전하면서 기존에 겪었던 불편함을 해소하기 위해 도입하는 것이라면 기존에 겪었던 불편함(ex - 회의실 예약 현황을 현장에서 파악할 수 없어서 일일이 예약 현황을 조회해야 했다. / 예약하지 않고 쓰는 사람들이 많다. 등)을 해소하기 위해서는 그에 대응하는 기능을 가진 시스템(ex - 예약현황 조회 기능 / 바로 예약 기능)을 도입해야합니다.

회의실이 부족한 경우라면 회의실이 부족한 문제의 원인을 파악하고(ex - 회의실 노쇼, 소수인원이 업무 공간으로 사용 등) 각 원인을 해결할 수 있는 기능이 포함된(ex - 자동 체크인 체크아웃 / 회의실 정원 대비 사용 인원 제한 등) 예약 관리 시스템을 도입해야합니다.

👉 사용성이 좋은 시스템인지 여부

회의실 예약 시스템의 경우 특정 소수만 사용하는 시스템이 아닌, 전사 직원들이 사용하는 서비스다 보니 사용성 역시 중요합니다. 도입 목적에 맞게 도입하였다고 하더라도 사용성이 불편하면 구성원의 불만은 지속적으로 발생할 가능성이 높습니다.

다만, 사람마다 사용성이 편하다고 느끼는 기준이 다르다보니 주관적일 수 있는 영역입니다. 이를 객관화 하기 위해 1) 래퍼런스를 확인하여 신뢰할만한 기업들이 사용하고 있는지 파악하고, 2) 파일럿 테스트를 통해 우리 회사에도 적합한 예약 시스템인지 검증해보는 절차를 통하여 파악할 수 있습니다.

위 2가지를 모두 충족하는 이상적인 기업은 찾기 어려울 수 있습니다. 따라서 위 요소들에 우선순위를 정하고, 여러 업체를 비교하여 어떤 시스템을 도입할지 결정하는 것이 바람직합니다.

Q2. 회의실 예약 시스템 제공 업체는 어디가 있을까?

국내 회의실 예약 시스템 제공 업체로는 마일(Mile Meeting), 핸들리, 에이텐, 동아 PM 등이 있으며, 각각 서비스의 특징과 비교는 아래 콘텐츠에서 자세히 설명해두었습니다.

ㅤ	마일(Mile Meeting)	핸들리(handly)	에이텐(ATEN)	동아PM
Auto Check in /Check out	O	X	X	X
예약 현황 대시보드	O	O	X	X
예약 현황 조회	O	O	O	O
예약 시간 연장	O	O	O	O
서비스 커스텀 가부	O	O	O	O
구축형 제공 여부	X	O	O	O
추가 고정비 여부	X	O	O	O

👉

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Q3. 마일의 회의실 예약 시스템(Mile Meeting)은 무엇이 다를까?

📌

마일 미팅을 사용하기 좋은 회사

오피스 이사 또는 신규 오피스 구축하려는 회사

회의실이 부족한 회사(특히, 회의실을 늘렸음에도 부족한 회사)

전사적으로 디지털 트랜스포메이션(Digital Transformation)을 하려는 회사

👉 회의실 이용 편의성 개선

마일 미팅의 경우 회의실마다 태블릿이 배치되어 회의실 예약 현황 조회를 한 눈에 할 수 있고, 바로 예약을 통하여 즉석하여 회의실을 예약하고 회의를 진행할 수 있습니다.

회의가 시작하면 타이머 화면으로 변하여 회의가 진행되는 동안 안건 별 시간 관리를 할 수 있습니다. 회의 종료 N분전 알림을 설정하여 회의실 예약 종료와 함께 퇴장하여 다음 예약자가 바로 이용할 수 있도록 하며, 회의가 길어질 경우 태블릿을 통해 회의실 예약을 연장할 수 있습니다.

또한, 회의실 예약 알림을 통하여 당일 예정되어 있는 회의를 파악하고 회의 시간에 늦지 않게 참석할 수 있도록 돕습니다.

위 기능들을 통하여 크몽, 토스증권 등에서 진행한 회의실 이용 만족도 설문조사에서 회의실 이용 편의성이 개선되었다고 답한 비율이 90%를 기록하였습니다.

👉 공간 운영 효율화 및 최적화

마일 미팅은 회의실 노쇼가 발생한 회의실을 음성 데시벨을 통한 자동 체크인 기능으로 판단하여 자동으로 예약을 취소하고 다른 구성원이 해당 공간을 이용할 수 있도록 합니다. 같은 원리로 회의실 예약 시간에 비하여 일찍 회의가 종료된 경우 잔여 회의실 예약이 자동으로 취소되어 유휴 공간을 활용할 수 있도록 합니다.

반복적으로 노쇼를 발생시킨 경우, 노쇼 예약 관리 기능을 통하여 반복적으로 발생하는 노쇼 예약을 취소 요청할 수 있어 회의실의 가동률을 극대화할 수 있습니다.

특히, 관리자는 회의실 이용 현황 데이터를 확인하여 회의실 부족 원인 파악 및 회의실 관련 의사결정 시 근거 자료로 활용할 수 있습니다.

위와 더불어 회의 사전 취소 알림 등의 기능으로 쏘카, 토스 증권 등 기업들은 월 5~600시간의 추가 회의실 이용 가능 시간을 확보하고 있습니다.

👉

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Q4. 마일 미팅에 대해 자주 묻는 질문 (FAQ)

Q1) 실제 제품의 효과를 체험해보고 싶어요. 파일럿 테스트가 가능할까요?

A1) 네, 가능합니다. 파일럿 테스트의 경우 1달간 50%할인된 가격으로 이용해보실 수 있도록 안내를 도와드리고 있습니다.

Q2) 태블릿을 사용해야 하는데 초기에 고정비가 얼마나 들까요?

A2) 저희는 태블릿을 임대형태로 제공해 드리고 있기에 별도 태블릿을 구매해야하는 고정비용은 들지 않습니다.

Q3) 설치하는데 시간은 얼마나 걸리나요?

A-3) 기본적인 태블릿 세팅을 한 상태로 전달드리고, 쉽게 탈부착할 수 있는 거치대와 함께 전달 드리기 때문에 회의실 당 약 5분 정도의 시간이 소요됩니다.

Q4) 태블릿이 고장난 경우 어떻게 해야하나요?

A4) 저희는 태블릿을 임대 형태로 제공해드리고 있기에 고의/중과실에 의한 태블릿 고장이 아닌 한 저희가 수리 또는 교체를 해드리고 있습니다.

Q5) 마일 미팅을 사용하고 있는 고객사는 어디가 있나요?

A5) 저희 고객사로는 토스, 토스증권, 쏘카, 삼쩜삼(자비스앤빌런즈)와 같은 사기업들과 서울 경제 진흥원, 서울 창업허브 등 공기업들이 현재 주 고객사들입니다.

Q6) 회의실을 예약하는 시스템만 필요한데, 태블릿 사용이 필수일까요?

A6) 아니요, 예약현황 조회 및 체크인/체크아웃을 판단이 필요한 경우엔 디스플레이를 사용을 권장드리나, 회의실을 예약하고 취소하는 기능만 필요로 하신다면 디스플레이를 사용하지 않으셔도 됩니다.

예약시스템의 경우 저희 랜딩페이지 우측 상단의 로그인을 통하여 바로 사용해보실 수 있습니다.

더 궁금한 내용이 있으시다면, 도입 문의를 통해 문의해 주세요! 검토 시간 단축을 위해 필요한 정보만 빠르게 전달 드리도록 하겠습니다.

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