MEDIT 총무팀장 최준용님 소개
대기업, 외국계 등 다양한 형태의 기업에서 약 13년간 총무업무를 진행한 총무 전문가. 2025년 표준협회 총무자산관리 강사 활동 중이며 자산 관리부터 산업안전 분야 까지 총무 업무 전반에 대한 다양한 경험 보유하고 있습니다.
지난 연구에서 우리는 충격적인 사실을 발견했습니다.
대부분의 사옥 이전 프로젝트가 실패하는 이유는 기술적 문제나 예산 부족이 아니었습니다. 바로 소통의 부재였죠. 임직원들은 마지막 순간까지 "언제 이사하는지", "새 사무실은 어떤 모습인지", "내 업무에는 어떤 영향이 있을지" 모른 채 불안해했습니다. 이사 후 다양한 불만들이 쏟아진 건 말할 것도 없죠.
반면 성공적인 사옥이전을 한 기업들에게는 아래와 같은 공통점이 있었습니다.
사옥이전에 성공한 기업들의 공통점
- 투명한 정보 공유로 직원들의 불안을 해소
- 적극적인 참여 유도로 변화에 대한 저항 최소화
- 지속적인 소통으로 새로운 환경 적응 지원
- 외부 이해관계자와의 원활한 협력 체계 구축
하지만 이론만으로는 부족합니다. 실제로 이 원칙들이 어떻게 적용되었는지, 성공적인 사옥이전을 마친 경우의 생생한 현장 이야기를 들어보시죠!
2019년 어느 봄날, 한 외국계 프렌차이즈 A사의 본사에는 묘한 긴장감이 흘렀습니다.
"지금부터 총무팀에서 사옥이전을 준비 해 주세요." 대표님의 한마디. 여기 까지는 지금까지 여느 회사와 크게 다를바 없었습니다. 하지만 다음 한마디는 적잖은 충격을 주었죠
"사옥이전 TF를 꾸리고 전략을 구축해주세요, 매물도 검색해 보시고 제안해 주시고요"
지금까지는 사옥이전 관련 업무를 혼자서 해 왔기에 다소 낯선 오더였습니다. HR과 총무를 겸직하고 계신 저의 팀장님과 상의하여 TF구성을 먼저 진행 했습니다.
TF의 조건은, 입사 1년 이상 되었을 것, 과장급 이상 으로 정하였습니다. 보통 이런 TF를 모집하면 대체로 ‘막내‘가 떠맡는 경우가 많습니다. 하지만 부서를 대표하여 니즈를 수합하고 원하는 바를 정확하게 커뮤니케이션 하기 위해서는 신입사원은 한계가 있기 때문입니다.
TF의 명칭을 “오피스 엠베서더”라 명하였습니다. 그들은 부서를 위해 필요한 니즈를 수합하여 오피스에 반영하도록 요구할 것이며, 또한 새로운 오피스에 대한 정보를 구성원들에게 효과적으로 전달 할 미션을 받게 되었습니다.
🍀 첫 번째 미션: 꿈을 심어라
"여러분, 상상해보세요."
전체 직원 앞에 선 HR 팀장의 목소리는 마치 마법사 같았습니다.
"벽이 없는 사무실에서 자유롭게 소통하고, 카페 같은 라운지에서 아이디어를 나누며, 고층 창가에서 서울 전경을 보며 점심을 드시는 모습을요."
직원들의 눈이 반짝이기 시작했습니다. 이건 단순한 이사가 아니라 '업그레이드'였거든요.
매주 '사옥이전 뉴스레터'가 발송되었습니다. 새 사무실 건축 과정, 인테리어 진행 상황, 심지어 화장실 디자인까지... 모든 것이 투명하게 공개되었죠.
"궁금한 게 있으면 언제든 물어보세요!"
커뮤니케이션 채널을 만들어 궁금하거나 제안하고 싶은 부분들은 뒤이어 소개될 오피스 엠베서더를 통해 프로젝트에 반영 될 수 있도록 구성하였습니다.
😇 두 번째 미션: 모두를 주인공으로 만들어라
가장 기발했던 건 '오피스 엠베서더(Office embessador)' 프로그램이었습니다. 각 부서에서 한 명씩 선발된 오피스 엠베서더들은 새 사무실 설계에 직접 참여했어요.
🧔 : "마케팅팀 라운지에는 화이트보드 벽이 필요해요!" 👩🦰 : "회계팀 자리는 조용한 곳으로 해주세요!" 🧑🦰 : "카페테리아에 메뉴판 테스트 할 수 있는 공간을 남겨 주세요!"
엠베서더들과 디자인 업체가 별도로 미팅을 가지며 컨셉회의도 몇차례 거쳐 원하는 요소들이 오피스에 반영 되도록 하였습니다. 직원들의 아이디어가 실제로 반영되는 걸 보며, 모두가 이사 프로젝트의 주인이 된 기분이었습니다.
매월 열린 타운홀 미팅에서는 대표님이 직접 진행 상황을 브리핑했습니다. 실제 공사 현장 영상을 보여주며, 앞으로 펼쳐질 새로운 오피스생활에 대한 기대감을 심어 주셨고 직원들은 꿈꾸기 시작했습니다.
특별했던 성공 포인트 3가지!
- 직원들의 체험과 투표를 통한 가구 도입
허먼밀러, 스틸케이스 등 세계정상급 의자들을 직원들이 직접 앉아보고 선호하는 모델로 구매.
- 미팅룸 이름도 우리가!
미팅룸 이름을 공모하여 가장 많은 공감을 받은 미팅룸 명칭을 투표로 결정.
- 청소도 시상과 함께, Clean up day!
이사가기 전, Clean up day 포토 경진대회를 개최하여 가장 깨끗하게 정리한 인원, 가장 많은 쓰레기를 배출한 직원등, 재미난 사진들을 선정하여 시상.
😲 세 번째 미션: wow point를 찾아라
이번 사옥이전의 또 하나의 주안점은, 새로운 공간 이동 시, 직원들이 wow point를 마련 하는 것이었습니다.
A사 이전에 마련한 wow point 3가지!
- Brew coffee와 Espresso 를 기분에 따라 즐길 수 있는 매장 수준의 카페테리아 운영.
- 잉글리쉬 머핀과 죽은빵도 살린다는 전설의 발뮤다 토스터기 도입.
- 매장에서 제공하는 버터와 딸기잼 무제한 제공.
카페테리아 에서는 항상 커피향이 가득했고, 기분 좋은 빵굽는 냄새가 가득했습니다.
다음 편을 통해 더 많은 성공 요인을 공유 드리겠지만, 결국 적절한 커뮤니케이션이 가장 큰 성공 요인이었어요. 직원 만족도도 최상으로 좋았답니다! 저는 이 프로젝트를 통해 1년에 수천명중 단 3명에게 수여되는 Outstanding Award를 수상하는 영광을 누리기도 하였습니다.
이 밖에도 더 많은 wow 포인트는 다음 콘텐츠에서 공유드릴게요!
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